Отпуск отменяется

Проект в разгаре, сроки горят, команда работает на пределе своих возможностей, успех уже близок, и тут… наступает время очередного оплачиваемого отпуска для сотрудника, которого не получится заменить в рамках проекта… Знакомая ситуация? Многие работодатели сталкиваются с тем, что отпуска наступают неожиданно и не вовремя. И готовы на многое, чтобы отсрочить отдых нужных сотрудников. Первое, что кажется очевидным, – замена отпуска денежной компенсацией. И вроде все довольны. Работа продолжается, работник может себе позволить отпуск в следующий раз, а сейчас получает хорошую прибавку к окладу. Но законно ли это? И есть ли другие выходы? Смотрим Трудовой кодекс.

Может ли сотрудник работать без отпуска

Есть также профессии и категории граждан, имеющие право на удлиненный отпуск:

• Учителя (преподаватели).
• Медицинские работники.
• Спортсмены и тренерский состав.
• Работники Крайнего Севера.

Например, если работодатель предоставляет ежегодно отпуск 30 календарных дней, за 2 из них можно предложить сотруднику компенсацию.

Или, если на производстве работнику положен стандартный основной отпуск и дополнительных 14 дней, из которых 7 являются обязательными законодательно для данной отрасли, 7 дней можно компенсировать деньгами. Обратите внимание, если у сотрудника в текущем году получается отпуск свыше минимально установленного законодательством за счет переноса прошлогоднего отпуска, разницу заменять компенсацией нельзя.

Если компенсация является инициативой сотрудника, работодатель вправе отказать и отправить работника в отпуск. Если замену инициирует работодатель, сотрудник вправе не соглашаться.

Как документально провести компенсацию отпуска деньгами

Чтобы корректно произвести компенсацию части отпуска, требуется произвести по порядку следующие действия.

• Если замену инициирует работодатель, нужно составить в свободной форме докладную записку с указанием причин, по которым возникла производственная необходимость замены части отпуска. Составляет ее начальник производства, руководитель отдела или непосредственный руководитель работника.
• Далее необходимо уведомить письменно сотрудника под подпись и получить его согласие в письменной форме.
• Если компенсацию просит работник, он должен составить письменное заявление в свободной форме (образец).
• Далее необходимо составить приказ о выплате компенсации и ознакомить с ним работника под подпись (образец).
• Кадровый специалист должен сделать отметку в личную карточку сотрудника, а также внести уточнения в . В этих документах нужно ссылаться на номер соответствующего приказа.
• Выплатить сотруднику компенсацию через кассу или перевести на банковскую карту.

При верном оформлении процесса замечаний у трудовой инспекции в случае проверки возникнуть не должно.

Заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такое превышение возможно, если сотруднику положен дополнительный или удлиненный отпуск.

В частности, на удлиненный отпуск имеют право сотрудники образовательных организаций дошкольного, начального, общего и среднего образования.

Таким образом, Вы можете выплатить компенсацию сотруднице только за дни неиспользованного отпуска, превышающие 28 «обязательных» дней.

Пример

В 2014 году бухгалтер организации А.С. Глебова имеет право на:

Основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней;

Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 3 календарных дня.

Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Глебовой в 2014 году 31 календарный день (28 дн. + 3 дн.). В 2014 году она может с согласия администрации заменить компенсацией часть отпуска продолжительностью 3 календарных дня.

Два способа замены отпуска компенсацией

Первый способ. Оформите увольнение сотрудника. При увольнении сотруднику, не использовавшему свое право на отпуск, положена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ, п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 г. № 169). При расчете компенсации, связанной с увольнением сотрудника, учитывайте все его основные и дополнительные неиспользованные отпуска за все время работы в организации (ст. 127 ТК РФ). Право сотрудника на получение компенсации не зависит от причины его увольнения. Кроме того, не имеет значения, будет ли сотрудник через какое-то время снова принят на работу в ту же организацию.

Поэтому для выплаты компенсации можно сначала уволить сотрудника, а затем принять его на работу снова (например, через неделю). Ни Трудовой кодекс РФ, ни РФ не требуют давать какие-либо объяснения в таком случае. Кадровые решения организации - это ее внутреннее дело. Однако в случае необходимости объяснить причину таких действий можно так: не удалось вместо уволенного сотрудника взять на работу другого или сотрудник передумал и решил вернуться.

Второй способ. Отправляйте сотрудника в отпуск на выходные до тех пор, пока он не отгуляет неиспользованные дни отпуска. В число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются только нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ). Таким образом, периоды, которые приходятся на выходные дни, входят в число календарных дней и оплачиваются. В том числе и в случае, когда сотрудник просит отпуск на два календарных дня - субботу и воскресенье. Трудовое законодательство поступать подобным образом не запрещает. Единственное ограничение: хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 дней. Оставшиеся дни сотрудник может использовать как угодно. Если администрация организации не возражает, то каждую неделю он вправе использовать всего лишь несколько дней отпуска из оставшейся половины. Такой порядок разделения ежегодного отпуска на части предусмотрен в статье 125 Трудового кодекса РФ.

У этого способа есть еще один вариант. Если сотрудник идет в отпуск на неделю или на две и при этом не планирует использовать весь отпуск целиком или у него накопились отпуска за прошлые годы, ему выгоднее указать в заявлении, что он берет отпуск не с понедельника по воскресенье, а с субботы одной недели по воскресенье другой. Например, сотрудник планирует взять отпуск сроком на две недели, с 6 по 19 февраля 2014 года. Тогда в заявлении ему лучше указать: «Прошу предоставить мне очередной ежегодный оплачиваемый отпуск на период с 4 по 19 февраля продолжительностью 16 календарных дней». В этом случае сотрудник получит больше отпускных.

При этом нужно помнить о том, что организация обязана ежегодно предоставлять отпуск сотрудникам (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). На следующий год отпуск можно перенести только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Не предоставлять отпуск более двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Есть вопрос

Можно ли выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск, если первый основной оплачиваемый отпуск еще не предоставлен или предоставлен частично. Дополнительный отпуск положен за работу на условиях ненормированного рабочего дня.

Да, можно.

Первый ежегодный оплачиваемый отпуск организация вправе предоставить сотруднику авансом (даже если он не отработал положенный срок - шесть месяцев) (ст. 122 ТК РФ). При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ). При этом Трудовой кодекс РФ не ставит возможность предоставления дополнительного отпуска в зависимость от того, отгулял сотрудник основной отпуск или нет.

Сотрудникам с ненормированным рабочим днем в обязательном порядке (по законодательству) предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116, 119 ТК РФ). Право на получение дополнительных дней отдыха возникает у сотрудника вместе с правом на получение основного оплачиваемого отпуска (п. 14 Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 г. № 169).

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению сотрудника может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). При этом такая замена — это право, а не обязанность организации. В рассматриваемой ситуации эта часть фактически равна продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день. Данную сумму организация вправе выплатить сотруднику в текущем рабочем году, в том числе еще до представления первого основного оплачиваемого отпуска.

Запрет на компенсацию

Нельзя заменить отпуск денежной компенсацией следующим категориям сотрудников:

• беременным женщинам - в части основного и любых видов дополнительных отпусков;
• сотрудникам в возрасте до 18 лет - в части основного и любых видов дополнительных отпусков;
• сотрудникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда, - в части дополнительного отпуска минимальной продолжительностью семь календарных дней за работу в указанных условиях. Однако если дополнительный отпуск за вредные или опасные условия труда превышает минимальную продолжительность, то есть составляет восемь календарных дней и более, то дни превышения могут быть заменены денежной компенсацией. При этом порядок, размеры и условия такой замены должны быть установлены в соответствующих отраслевых или межотраслевых соглашениях или в коллективном договоре;
• сотрудникам таможенных органов;
• сотрудникам органов наркоконтроля;
• сотрудникам органов внутренних дел;
• сотрудникам других госорганов, если это прямо установлено законодательством (приказами соответствующих госорганов).

Документальное оформление

Если сотрудник решил заменить часть отпуска денежной компенсацией, он должен написать заявление (ст. 126 ТК РФ).

Внимание!
Основной отпуск работающему сотруднику нельзя компенсировать деньгами, даже если он этого хочет.

Решение о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением сотрудника, принимает администрация организации. Такую компенсацию организация выплатить вправе, но не обязана (письмо Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10).

Заявление о замене отпуска денежной компенсацией может выглядеть так:

Директору «Альфы»
А.В. Львову
от кассира
А.В. Дежневой

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу заменить мне часть отпуска (три календарных дня), превышающую 28 календарных дней, денежной компенсацией.

Дежнева /А.В. Дежнева/

В целях рационального использования работниками полагающихся им дней ежегодного оплачиваемого отпуска, и прежде всего длительного, а также с учетом потребностей современной практики в ТК включена норма, позволяющая заменять часть ежегодного отпуска денежной компенсацией.

В соответствии с ч. 1 ст. 126 ТК денежной компенсацией может быть заменена только та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, и только в случае, если о такой замене просит сам работник, а работодатель не возражает против этого. Причем просьба работника о замене части отпуска денежной компенсацией должна быть выражена в письменной форме (в заявлении).

При этом следует иметь в виду, что при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Например, работнику предоставляется отпуск за 2 рабочих года. Общая продолжительность отпуска составляет 56 календарных дней. В таком случае замена части этого отпуска денежной компенсацией не может быть произведена, так как за каждый рабочий год продолжительность отпуска не превышает 28 календарных дней. В такой ситуации работнику должен быть предоставлен в натуре весь суммированный отпуск, т. е. 56 календарных дней.

Данное положение закона исходит из основного назначения (цели) ежегодного основного отпуска, а также общих положений ТК, регламентирующих правила предоставления ежегодных отпусков.

Согласно ст. 2 ТК основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам ежегодно в целях обеспечения их права на отдых. Продолжительность этого отдыха не может быть менее 28 календарных дней в год (ст. 115 ТК). Перенесение отпуска на следующий рабочий год допускается лишь в исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ч. 3 ст. 124 ТК). Таким образом, как вытекает из содержания приведенных норм, отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней должен предоставляться работнику, как общее правило, за каждый проработанный им год.

Часть 3 ст. 126 ТК предусматривает определенную категорию работников, которым замена отпуска или части его денежной компенсацией не допускается, в том числе и по их письменной просьбе.

К таким работникам относятся: беременные женщины и работники в возрасте до 18 лет. Им ежегодный оплачиваемый отпуск (включая основной ежегодный отпуск и все ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска) должен предоставляться в натуре ежегодно.

Некоторые ограничения в замене ежегодного отпуска денежной компенсацией установлены и для работников, занятых на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Им не может быть заменен денежной компенсацией только ежегодный дополнительный отпуск за работу с указанными условиями. Этот отпуск должен предоставляться только в натуре. Что касается ежегодного основного отпуска и других ежегодных дополнительных отпусков (помимо дополнительного отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда), то их замена денежной компенсацией может производиться по общим правилам, установленным ч. ч. 1 и 2 ст. 126 ТК. Например, работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 42 календарных дня. Отпуск состоит: из основного ежегодного отпуска - 28 календарных дней; дополнительного ежегодного отпуска за многосменный режим работы - 6 календарных дней и отпуска за работу во вредных условиях - 8 календарных дней. По письменному заявлению работника денежной компенсацией в данном случае может быть заменена часть отпуска, составляющая 6 календарных дней.

Ю. П. Орловский, А. Ф. Нуртдинова, Л. А. Чиканова

Из книги: 500 актуальных вопросов по трудовому кодексу

Люди интересуются, как происходит замена отпуска денежной компенсацией. Каждый бухгалтер знает, что при увольнении дни отдыха, которые человек не отгулял, выплачиваются. Также можно получить денежную компенсацию за целый отпуск и продолжать работать. Но это осуществляется в исключительных случаях. Поэтому при подаче заявления работодатель имеет полное право отказать сотруднику.

Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией?

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, как правило, инициатива сотрудника. Работодатель должен четко знать круг лиц, кому запрещены выплаты вместо отпуска. Это:

• беременные женщины;
• лица до 18 лет;
• работники, бывшие под действием радиации Чернобыльской АЭС;
• люди, работающие с вредными веществами.

Но исключения бывают и здесь. Работнику Чернобыля осуществляется выплата за 7 календарных дней, не более. Но если трудящийся не попадает в этот список, то ему можно не отказывать в оплате неиспользованного дополнительного отпуска.

Сколько дней можно поставить работнику на замещение?

Трудовой Кодекс РФ не регламентирует определенное количество дней, предоставляемых работнику. Но и полностью отпуск заменять никто не имеет права. В 126 ст. части 1 ТК РФ, сказано, что замещение ежегодного оплачиваемого отдыха не должно превышать 28 дней. Администрацией составляется приказ о замене части отпуска денежной компенсацией. Таким образом, если рабочему предприятием предоставляется дополнительный отдых или удлиненный основной отпуск, то ему можно выплатить компенсацию.

Сотрудники, которым обязаны сделать удлиненный отпуск, и его протяженность:

• лица моложе 18 лет — 31 календарный день;
• инвалиды — 30 суток;
• люди, работающие в опасных условиях или с вредными веществами, — 7 суток;
• рабочие с отличающимся характером деятельности — срок определяет постановление ТК РФ;
• трудящиеся с ненормированным количеством рабочих часов — 3 суток;
• работники Крайнего Севера — 24 суток;
• люди, бывшие на ядерных испытаниях на Семипалатинском полигоне, — 14 суток.
• люди, бывшие под действием радиации при ликвидации последствий Чернобыльской аварии — 14 суток.

В случае если работники фирмы не попадают под вышеперечисленный перечень, то хозяин может добавить дни отдыха сам, он имеет на это право. Тогда можно будет говорить о случае замены отпуска денежной компенсацией.

Если произошла ситуация, что сотрудник не использовал ежегодный отпуск в одном году и перенес его на следующий, то заменить его деньгами он не сможет, т. к. этой процедуре подлежат только удлиненные отпуска.

Рассмотрим пример. На фирме работает сотрудник Соколов. Он устроился на работу 11.11.2014 г. 10.11.2015 г. он отгулял 21 сутки неиспользованного отпуска, а 10.11.2016 г. — еще 26. Итого у него в запасе остается еще 9 суток отдыха. Можно ли произвести замену? Нет. Деньги платят только тому работнику, у которого дней отдыха больше (хотя бы 31 сутки).

Порядок замены отпуска деньгами

Как осуществляется замещение работнику ежегодного отпуска определенным количеством денег? Замена отпуска компенсацией должна сопровождаться соответствующим заявлением от работника, занесением изменений в личное дело сотрудника, заменой отпуска в имеющемся графике.

Рассмотрим порядок замены подробнее:

В графике отпусков нужно тоже внести изменения о замене на деньги. При этом указать количество дней отдыха и реквизиты приказа.

Посчитать, сколько примерно будет выплачено человеку, не использовавшему ежегодный оплачиваемый отгул, можно и самостоятельно. Для этого достаточно воспользоваться простыми формулами для расчета отпускных. Т. е. средний заработок за день нужно умножить на число календарных дней, подлежащих замене.

Порядок подсчета отпускных установлен ст. 139 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Итак, если подчиненный отработал расчетный период полностью, то сумма, которая есть, по факту делится на 12 и умножается на 29,3. 29,3 — среднее количество дней в расчетном месяце.

Если же человек уходил на ежегодный отдых или был на больничном, то математические алгоритмы немного усложняются. Ведь допускается, что человек мог отпроситься с работы по семейным обстоятельствам или были другие условия.

Итак, высчитывается количество полностью отработанных дней месяца и умножается на 29,3. Далее определяется количество неотработанных дней отдыха. Для этого нужно 29,3 разделить на количество дней в не полностью отработанном месяце и умножить на число отработанных календарных дней. Возможно, что таких месяцев будет несколько. В такой ситуации неотработанные дни считают по каждому месяцу. Затем вычисляется общее количество календарных дней со средним заработком. Для этого просто складывают отработанные и неотработанные дни. Наконец, рассчитывается средний заработок. Для этого общую сумму выплат делят на число календарных дней.

После всех манипуляций значение среднего заработка умножают на количество отпускных дней на замену и получают нужный результат.

Компенсацию лучше выплатить в ближайшие дни или с заработной платой, т. к. в ТК РФ не оговорены сроки выплаты.

Замещение дней учебного отпуска на денежный эквивалент запрещена.

Каковы условия приказа о предоставлении компенсации вместо отдыха? Оплата компенсации стандартного отдыха 28 дней запрещена, заменять можно только удлиненный отдых. Иначе руководитель будет платить штраф в размере от 1 до 5 тыс. рублей, а организация — от 30 до 50 тыс. рублей. Еще могут приостановить производство на 90 суток.

По правилам, компенсация работника является его заработком. Поэтому все надлежащие выплаты НДФЛ, ПФР и т. д. взимаются, как и при зарплате.

Увольняющийся сотрудник может использовать отдых в двух вариантах:

• уволиться с выплатой денежных средств за неиспользованные дни отдыха;
• уйти в отгул с последующим увольнением.

Исключение составляет увольнение по вине рабочего или по ст. ТК РФ.

Второй вариант не прописан в законодательных документах. Поэтому организация вправе отказать в просьбе сотруднику.

Для осуществления данного варианта увольняющийся сотрудник должен написать заявление об уходе на имя предприятия. Руководство должно поставить личную подпись с надписью «не возражаю». Но чаще всего в просьбах подобного рода отказывают во избежание неприятностей с проверками налоговой инспекции.

Число отпускных дней рассчитывают по дате устройства на работу. Если с момента трудоустройства прошло 5,5 или 11 месяцев, то количество суток равно 28. В остальных случаях расчет идет по специальным формулам.

Если работник не израсходовал свой ежегодный отдых в прошедшем году, то, соответственно, на нынешний год количество дней будет равно 56. При просьбе трудящегося выплатить часть отдыха в денежном эквиваленте руководитель вынужден будет отказать, т. к. количество дней в каждом году не превышает 28 суток. Поэтому в данной ситуации выход только один — отгулять отпуск. Каким образом разбить отдых на части, начальник и сотрудник определяют, договариваясь друг с другом.

Сотрудник организации попросил о замене очередного отпуска денежной компенсацией. Директор склонен согласится, так как поступил большой заказ, и каждый работник на счету. Однако кадровый специалист сомневается, можно ли заменить отпуск денежной компенсацией, и, если нельзя, то какой штраф за замену отпуска денежной компенсацией может быть наложен на организацию. Наши специалисты подскажут кадровику правильный ответ.

Основной отпуск заменять нельзя

Сразу скажем, что заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Поэтому если работник не имеет права на удлиненный или дополнительный отпуск, то такая замена не правомерна.

Понятно, что если сотрудник не был в отпуске больше года, то у него накопились дни отпуска, превышающие 28 календарных дней. Однако заменять их компенсацией нельзя. Каждый такой отпуск должен быть использован работником.

Можно заменить только «лишние» дни отпуска

По закону работнику можно заменить на денежную компенсацию только его дополнительный или удлиненный отпуск.

К сведению
Дополнительные отпуска в соответствии с действующим законодательством предоставляются отдельным категориям работников в обязательном порядке. Например, дополнительный отпуск положен:

• работникам с ненормированным рабочим днем;
• «северянам»;
• чернобыльцам;
• другим категориям работников.

К сведению
Удлиненные отпуска положены отдельным категориям работников. Например, к ним относятся:

• несовершеннолетние сотрудники;
• работающие инвалиды;
• сотрудника образовательных организаций;
• другие категории работников.

Ответственность за нарушение

Если все же работодатель заменит денежной компенсацией часть ежегодного отпуска, не превышающую 28 календарных дней, то организацию (индивидуального предпринимателя могут оштрафовать). Размер штрафа составляет (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, то размер штрафа будет увеличен, а должностным лицам может грозить дисквалификация (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация от года до трех лет;
• для индивидуальных предпринимателей – от 10 000 до 20 000 руб.;
• для организации – от 50 000 до 70 000 руб.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .